Uutinen
Ulkomaat kiikarissa? Muista viisi asiaa
Toimintaansa ulkomaille laajentava yritys voi saada apua yhteistyöverkostosta, johon Administer kuuluu.
Kansainvälistyminen vaatii yritykseltä osaamista, resursseja ja pääomaa. Hyvä suunnittelu ja valmistautuminen auttavat välttämään yllätykset.
Administer on asiakkaidensa apuna myös kansainvälisissä asioissa. Tilitoimistoverkosto auttaa löytämään ulkomailta paikallisia taloushallinnon ja lainsäädännön osaavia kumppaneita, jotka hallitsevat esimerkiksi kirjanpidon, verotuksen tai yritysostoon liittyvät kiemurat.
Administer kuuluu kansainväliseen taloushallinnon Integra International -yhteistyöverkostoon, jonka jäseninä on tilitoimistoja, tilintarkastajia ja verokonsultteja ympäri maailman. Itsenäisesti toimivat Integra-kumppanit tukevat toisensa asiakkaita, kun nämä laajentavat uusille markkinoille.
”Voimme auttaa yhteistyöverkoston avulla asiakkaitamme menestymään kansainvälisesti. Kumppanimme ovat apuna niin perustamiseen kuin yrityksen kehitysvaiheisiin liittyvissä tarpeissa”, sanoo Administerin kansainvälisistä asioista vastaava johtaja Päivi Husu.
Vuonna 1994 perustettuun Integra-verkostoon kuuluu 122 yritystä 66 maasta. Administer on verkoston ainoa jäsen Suomessa ja Ruotsissa. Husun mukaan kaikki jäsenet valitaan huolellisesti.
”Verkoston säännölliset tapaamiset varmistavat sen, että voimme suositella luotettavia ja asiantuntevia kumppaneita. Kumppanit eivät ole meille pelkkiä nimiä”, Husu kertoo.
Tukholman toimisto tukena
Ruotsissa Administer pystyy auttamaan myös oman Tukholman toimistonsa kautta. Viime syksynä avattu toimipiste palvelee Ruotsissa toimivia suomalaisyrityksiä ja ruotsalaisia asiakkaita.
”Voimme palvella siellä käytännössä vastaavalla tavalla kuin Suomessa eli hoitaa kirjanpidon, tilinpäätökset, viranomaisilmoitukset ja palkkahallinnon”, kertoo Administer Sverige AB:n toimitusjohtaja Harry Nordström.
Administer laajensi toimintaansa Ruotsiin asiakkaidensa toiveesta. Palvelu kahdessa maassa helpottaa yritysten arkea.
”Nyt on mahdollista nähdä Suomen ja Ruotsin yhtiön tilanne saman taloushallinnon järjestelmän kautta. Asiakkaat siis säästyvät siltä vaivalta, että kerran kuussa raportoitaisiin lukuja jostain toisesta järjestelmästä”, Nordström sanoo.
Varo kompastuskiviä
Uusille markkinoille laajentuessa on otettava huomioon monta kysymystä. Husu ja Nordström listaavat viisi taloushallintoon kiinteästi liittyvää asiaa, joissa paikalliset asiantuntijat ovat suureksi avuksi.
1. Byrokratia
Eri maissa EU:n sisälläkin on erilaisia vaatimuksia viranomaisraporttien osalta. Esimerkiksi tilinpitostandardit vaihtelevat. Toiset maat ovat byrokraattisempia, ja toimintatavat eroavat muutenkin. Husun mukaan joissain maissa pitää esimerkiksi olla juristit mukana laatimassa yrityksen perustamispapereita.
”Iso paperisota voi tulla alkuvaiheen lisäksi eteen myös silloin, jos esimerkiksi yhtiön hallituksessa tapahtuu muutoksia”, hän kertoo.
Myös pankkiasioihin liittyvä byrokratia on lisääntynyt valtavasti, kun pankit ovat kehittäneet turvallisuutta.
2. Kieli ja kulttuuri
Avoin mieli kannattaa. Husun kokemuksen mukaan ainakin muissa Pohjoismaissa ja Saksassa asiat sujuvat yleensä Suomessa totuttuun tapaan. Sitä etelämpänä kulttuurierot alkavat näkyä selvemmin. Husu kehottaa hyväksymään sen, että eri maissa hoidetaan asioita eri tavoin.
”Esimerkiksi ranskalaiset soittavat herkästi. He haluaisivat käydä asiat läpi keskustellen sähköpostin sijaan.”
Nordströmin mielestä käytänteistä ja vastuista voi olla järkevää sopia ulkomaisen kumppanin kanssa.
”Suomalaiset ovat monesti turhan sinisilmäisiä. Kuvitellaan, että asiat tapahtuvat niin kuin Suomessa ilman, että niitä on määritelty tarkasti dokumentille.”
Nordström pitää tärkeänä myös paikallisen kielen osaamista. Vaikka konsernikieli olisi englanti, voivat esimerkiksi monet tarvittavat verkkopalvelut olla ulkomailla paikallisella kielellä.
3. Yhteydenpito
Husu kehottaa pitämään säännöllisesti yhteyttä paikalliseen tilitoimistoon tai muuhun kumppaniin. Hyvä yhteydenpito ei ole hänen mukaansa itsestäänselvyys.
”Aina ei ole saatu tietoja, vaikka niin on sovittu. Kannattaa olla itse aktiivinen, seurata asioita ja puuttua siihen, jos jokin ei mene niin kuin itse ajatteli. Jos asia mutkistuu ja paisuu, voi syntyä virheitä.”
Kun talousraportointi poikkeaa totutusta, saattaa raporttien tulkitseminen olla vaikeaa.
”Lakisääteisten raporttien ulkoasu voi olla erilainen kuin Suomessa. Silloin ei välttämättä löydetä oikeaa tietoa. Siksi pitää sopia ulkomaisen tilitoimiston kanssa, että saa varmasti sellaista tietoa, jota tarvitsee.”
Administeria voi halutessaan käyttää välikätenä yhteydenpidossa.
”Asiakas voi ostaa meiltä palvelua, että me olemme yhteydessä ulkomaiseen tilitoimistoon ja seuraamme tietoja asiakkaan puolesta”, Husu kertoo.
4. Verotus
Verotus tulee vastaan jo yritystä perustettaessa. Administerin paikalliset kumppanit auttavat varmistamaan, että arvonlisäverotuksen kaltaiset asiat hoidetaan varmasti oikein.
Nordströmin mukaan Integra-kumppani on esimerkiksi auttanut suomalaista yritystä palkkaukseen liittyvissä kysymyksissä.
”Palkkaus ei ole aina suoraviivaista. Esimerkiksi jos joku haluaa tehdä työtä oman yhtiön kautta, missä vaiheessa verottaja katsoo, että henkilö onkin vakituisessa työsuhteessa yritykseen.”
5. Rahoitus
Kansainvälistymiseen tarvitaan rahaa. Administer auttaa asiakkaitaan löytämään asiantuntijan tueksi julkisen rahoituksen hakuprosessiin.
”Kun saamme linkitettyä asiakkaan ja ekspertin, on suurempi todennäköisyys, että yritys saa rahoituksen. Kun rahoitus on saatu ja projekti on liikkeellä, siitä pitää yleensä raportoida jossain kohtaa. Voimme auttaa myös siinä”, Nordström kertoo.