Budjetti asettaa tavoitteet ja antaa suunnan

19.10.2017

Jos yrityksellä ei ole budjettia, se etenee ikään kuin sammutetuin lyhdyin.

Budjetointi voi kuulostaa työläältä, mutta sen tekeminen kannattaa. Hyvin laadittu budjetti asettaa liiketoiminnalle tavoitteet ja antaa raamit niiden saavuttamiselle. Samalla se parantaa päätöksentekoa.

”Ilman budjettia johto kulkee pimeässä huoneessa ilman valoja. Budjetointi ja budjetin toteutumista seuraavat ennusteet jättävät vähemmän tilaa tulevaisuuden arvailulle”, sanoo Administerin controller Mika Mertanen.

Mertanen korostaa, että liiketoiminnan taloudellisten tavoitteiden asettamisen pitää pohjautua mahdollisimman realistiseen kuvaan ja oletukseen yrityksen tulevaisuuden mahdollisuuksista.

Budjetti auttaa arvioimaan yrityksen rahojen riittävyyttä tarkastelujakson aikana. Mertasen mukaan budjetoinnin pitää olla pohjimmiltaan sen suunnittelua, mitä yritys aikoo saada aikaiseksi ja mitä asetettujen tavoitteiden saavuttaminen vaatii.

”Suunnittelussa on tärkeää luoda iso kuva ja varmistaa, että kaikilla on yhteinen näkemys strategiasta, liiketoiminnan tilanteesta ja siihen vaikuttavista tekijöistä.”

Tilitoimisto auttaa

Isoissakaan yrityksissä ei olla aina varmoja, mitä kaikkea budjetoinnissa pitää huomioida. Kaikilla ei ole budjettia lainkaan. Osaava taloushallinnon kumppani voikin usein olla avuksi. Se voi sparrata yritystä tai auttaa laatimaan koko budjetin alusta loppuun.

”Tilitoimisto voi esimerkiksi varmistaa, että budjetti huomioi lainanhoitokulut ja investoinnit. Ja että se on sopusoinnussa niin yrityksen lyhyiden kuin pitkäaikaisten tavoitteiden kanssa.”

Yrityksen koko ja liiketoiminnan laajuus vaikuttavat olennaisesti budjetointiin. Esimerkiksi startupeilla sykli on lyhyempi, jolloin toimintaa on hyvä suunnitella ja seurata tarkennetusti kuukausi- ja kvartaalitasolla. Vakiintuneella yrityksellä tarkastelu- ja tarkkuustaso saattaa olla laajempi.

Seuraa säännöllisesti

Budjetin laatimiseen on tarjolla erilaisia tietojärjestelmiä, mutta pienissä yrityksissä siihen riittää usein pelkkä taulukkolaskentaohjelma.

Sähköinen taloushallinto tekee budjetin laatimisesta tehokkaampaa ja myös helpottaa sen seuraamista. Budjetin seuraaminen onkin kriittinen osa kokonaisuutta. Toteutuneita lukuja pitää seurata ja verrata budjetoituihin lukuihin säännöllisin väliajoin. Mertasen mukaan seurantaa on yleensä järkevää tehdä kuukausittain.

”Silloin ollaan jatkuvasti ajan tasalla toteutuneiden lukujen ja ennusteiden kanssa. Mahdolliset poikkeamat pitää analysoida ja tehdä tarvittaessa korjaus- tai tehostamisliikkeitä, jotta tavoiteltu lopputulos on mahdollista saavuttaa.”

Mertanen korostaa, ettei budjetointi ole vain laskentaharjoitus.

”Ei vain syötetä lukuja, jotta saadaan budjetti, vaan pitää oikeasti tietää, mitä luvut tarkoittavat. Budjetin pitää näyttää mahdollisimman realistisesti, mihin ollaan päätymässä tai mitä lähdetään hakemaan.”

 

Ota nämä huomioon
  • Näkemys. Kun budjetointia lähdetään tekemään, yrityksen johdolla pitää olla yhteinen näkemys yrityksen pidemmän aikavälin tavoitteista ja suunnasta. Budjetointi luo raamit liiketoiminnalle.
  • Avainhenkilöt. Ota avainhenkilöt mukaan ja pidä budjetointiprosessi avoimena. Budjetoinnissa pitää olla mukana liiketoiminnasta vastaavat avainhenkilöt. Heillä pitää olla koko ajan tuntuma, mennäänkö kohti tavoitetta, ovatko oletukset liiketoiminnan ja ympäristön kehityksestä oikeat ja seurataanko oikeita asioita.
  • Seuraa budjetin toteutumista. Seuraa samoja asioita, joita on käytetty budjetin pohjana: esimerkiksi euroja, tunteja, kilometrejä tai henkilötyötunteja.
  • Miksi ja kenelle? On tärkeää muistaa, että budjetti tehdään aina liiketoiminnan johtamista varten. Sitä ei tehdä esimerkiksi talousorganisaatiota varten, vaikka talousjohtaja voi tarvita budjetin osasia vaikkapa kassasuunnittelua varten.