Levin Tuikku – Taloushallinto sesonkibisneksen rytmissä
Ravintolabisneksessä, jossa 90% vuoden tuloksesta tehdään lyhyessä sesongissa, taloushallinnon on pysyttävä mukana arjen vauhdissa. Peak Lapland – Lapin Huippuhotellit Oy:n yksiköiden kirjanpidot ja kassavirran seurannat rakennettiin tukemaan ennakointia, nopeaa reagointia ja yrittäjän jaksamista – ei jälkikäteen tehtävää raportointia.
Levillä on vuodessa hetkiä, jolloin kassakone ei vain kilise – se laulaa. Silloin tehdään iso osa koko vuoden tuloksesta. Ja juuri siksi ravintolayrittäjän talous ei voi elää “peruskirjanpidon rytmissä”, jossa totuus nähdään vasta viikkoja myöhemmin.
Peak Lapland – Lapin Huippuhotellit Oy:n yrittäjä Jarkko Kuusisto kuvaa yrittäjän arkea suoraan: ravintola-ala on sesonkivetoista, vaihtuvuus henkilöstössä on suurta ja päätöksiä pitää pystyä tekemään nopeasti. “Jos tieto tulee vasta kuukauden jälkeen, peli on jo pelattu – silloin on myöhäistä reagoida.”
Kuusiston yrityskokonaisuuteen kuuluu monelle Levin hiihtomatkaajalle tuttu Näköalaravintola Tuikku ja ravintola Saunabaari. Yrityksellä on toimintaa Levin lisäksi Kilpisjärvellä ja Norjassa. Tammikuussa 20 vuotta täyttävä perheyritys on ollut Administerin asiakkaana lähes seitsemän vuotta – ja matkan varrella yhteistyö on muuttunut “tilitoimistosuhteesta” kohti kumppanuutta: yksi kokonaisuus, jossa järjestelmät keskustelevat, tieto kulkee automaattisesti ja yrittäjä näkee tilanteen ajoissa.
Kun vanha, pirstaleinen malli hidasti arkea, taloushallinnon oli uudistuttava
Kun Jarkko aikoinaan päätti vaihtaa tilitoimistoa, taustalla oli hyvin tuttu tilanne: aiempi tilitoimistojärjestely ei enää vastannut yrityksen tarpeita: vastuuhenkilöt vaihtuivat, kokonaisuus pirstaloitui eikä yrittäjällä ollut selkeää näkymää talouteen. Samalla Jarkko näki, että maailma oli muuttunut – pilvipalvelut, integraatiot ja automaatio eivät olleet enää lisäetuja, vaan välttämättömyys ravintolan arjen hallintaan.
“Etsin pilvipohjaista ratkaisua, jota pystyn itse hallinnoimaan sujuvasti – ja jossa integraatiot ovat keskeinen osa kokonaisuutta.”
Ravintolassa “hallinta” ei ole vain raportteja. Se on maksuliikennettä, ostojen seurantaa, palkkoja, sesonkien rytmiä – ja sitä, ettei yrittäjän arki kulu eri järjestelmien välillä sompailuun ja manuaalisiin rutiineihin.
Reaaliaikainen data ja kassavirta samaan näkymään
Yksi merkittävimmistä muutoksista oli talousdatan automatisointi ja ennakoinnin tuominen samaan kokonaisuuteen. Jarkon ravintolajärjestelmän myyntidata siirtyy nykyään automaattisesti taloushallinnon järjestelmään – joka aamu jo ennen työpäivän alkua.
Kun perusdata kulkee itsestään, aikaa vapautuu päätöksentekoon ja virheiden riski pienenee. Se, mikä aiemmin vaati manuaalista työtä, on nyt luotettava osa arkea.
Samaan kokonaisuuteen on rakenteilla myös kassavirtasuunnittelu, joka aiemmin eli erillisissä Excel-taulukoissa. Tavoitteena on, että suunnitelma ja toteuma näkyvät rinnakkain: edellisvuosien luvut tulevat suoraan kirjanpidosta, ja kehitystä voi seurata visuaalisesti.
Kun ostot, palkat ja muut kulut kirjautuvat oikein ja ajantasaisesti, Jarkko näkee nopeasti, pysyykö tekeminen suunnitelmassa – ja voi reagoida ajoissa.
“Tämä on se työkalu, jonka avulla pystyn reagoimaan heti, näkemään ajoissa mihin suuntaan ollaan menossa – eikä vasta jälkikäteen silloin, kun mitään ei enää ole tehtävissä.”
Henkilökohtainen kirjanpitäjä tuo jatkuvuutta ja varmuutta arkeen
Teknologia tekee paljon – mutta Jarkon puheessa toistuu yksi asia yli muiden: nimetty, henkilökohtainen kirjanpitäjä.
“Kun yrittäjälle tulee ongelmatilanne, hän ei halua avata palvelupyyntöä ja selittää taustoja aina uudelleen eri henkilölle.”
Kun kirjanpitäjä tuntee yrityksen, se näkyy konkreettisesti arjessa: hän uskaltaa puuttua epäselviin kohtiin, kysyä ja kyseenalaistaa oikeissa kohdissa, ymmärtää toimialan erikoisuudet, huolehtii yrittäjän puolesta aikatauluista kuten ennakkoveroista ja arvonlisäveroista sekä varmistaa, että kirjanpidon ja tilintarkastuksen välillä säilyy yhtenäinen linja.
Jarkko antaa erityistä painoarvoa sille, että kirjanpitäjä tutustuu toimintaan paikan päällä: kun ymmärrys siitä, miten kassajärjestelmä kirjaa tapahtumat ja mistä ostot syntyvät, on kunnossa, yhteydenpito sujuvoituu ja yrittäjän arki helpottuu.
Ravintola ei ole “keskimääräinen yritys” – siksi seuranta ja raportointi pitää räätälöidä
Tuikku ei ole pieni sivubisnes, mutta ei myöskään jättiyritys: liikevaihtoa on noin 2 miljoonaa, ympärivuotinen ydinporukka on pieni ja sesonkien aikana henkilöstömäärä moninkertaistuu. Lisäksi suuri osa tuloksesta syntyy lyhyessä ajassa.
Juuri tästä syystä seurannan ja raportoinnin on mukauduttava yrityksen rytmiin. Yleiset ravintola-alan tunnusluvut tai vakioraportit eivät anna oikeaa kuvaa sesonkivetoisen liiketoiminnan tilanteesta.
“Se ei vain pelaa, kyllä seuranta ja raportointi pitää räätälöidä aina sen yrityksen tarpeiden mukaan.”
Sama ajattelu koskee myös tilikautta: sesonkibisneksessä kalenterivuosi ei aina ole järkevin ratkaisu, jos raportointi ja päätöksenteko osuvat pahimpaan ruuhkahuippuun.
Yrittäjän hyvinvointi alkaa kassavirrasta
Lopulta Jarkko kiteyttää ajatuksen, joka tiivistää koko tarinan ytimen: “Yrittäjän hyvinvointi lähtee siitä, että kassavirta on kunnossa.”
Juuri tästä syystä Levin Tuikun tarina on ennen kaikkea kuvaus toimivasta arjesta. Taloushallinto ei ole vain lakisääteistä kirjanpitoa, vaan käytännön työkalu, joka helpottaa päätöksentekoa, tukee ennakointia ja vapauttaa yrittäjän aikaa – kun tieto kulkee automaattisesti, suunnitelma ja toteuma ovat jatkuvasti vertailtavissa ja taustalla on liiketoiminnan tunteva ja tukeva asiantuntija.
Jarkko tiivistää sen vielä yhteen ajatukseen, jonka moni yrittäjä tunnistaa:
”Tilitoimiston tärkein tehtävä ei ole olla halvin. Sen tärkein tehtävä on helpottaa yrittäjän työtä – niin että yrittäjälle jää aikaa yrittämiseen.”
Haluatko saman rytmin myös omaan taloushallintoosi?
Kun sesonki määrittää bisneksen, taloushallinnon on pysyttävä mukana.
Keskustele asiantuntijamme kanssa siitä, miten reaaliaikainen seuranta ja kassavirran ennakointi voidaan rakentaa juuri sinun yrityksesi rytmiin. Löydät oman alueesi myyntivastaavan yhteystiedot tästä tai voit lähettää meille suoraan viestiä osoitteeseen myynti@administer.fi.
Tutustu myös näihin asiakastarinoihimme
Mentalisti Pete Poskiparta ei enää vihaa yrityksen paperiasioita >>
Tapparan kanssa aidosti liiketoimintaa tukevaa kumppanuutta >>