Verkkolaskutus muuttuu huhtikuussa 2020 – me autamme valmistautumisessa

05.03.2020

1.4.2020 voimaan astuva laki verkkolaskujen tietosisällöstä selkeyttää laskujen rakennetta, mutta vaatii myös jonkin verran huomiota ja toimia yrityksiltä, jotka eivät vielä lähetä standardin mukaisia verkkolaskuja. Elinkeinonharjoittajalla tulee olemaan oikeus vaatia verkkolaskua toimittajaltaan, ja käytännössä tämä pakottaa kaikki yritykset etsimään ratkaisun verkkolaskujen lähetykseen.

Lue tästä blogista verkkolaskutuksesta ja uuden lain mukanaan tuomista vaatimuksista. Saat myös käytännön vinkkejä muutokseen valmistautumiseen. Ja hei, jos verkkolaskutus mietityttää, ota yhteyttä!

Verkkolaskutus on kätevä ja ekologinen laskutustapa

Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka etuja ovat toimitusvarmuus ja automaattinen käsittely sekä ympäristöystävällisyys etenkin perinteiseen paperilaskuun verrattuna. Verkkolaskun lähetyksestä jää aina sähköinen jälki, jonka avulla sen perille meno on helppo todentaa. Verkkolasku ei ole PDF-tiedosto sähköpostin liitteenä.

Suomessa verkkolaskuja on lähetetty Finvoice ja TEAPSSXML -muodoissa jo vuodesta 1999 lähtien. Käytössä on verkkolaskutus myös kuluttajille. Sitä kutsutaan käyttötavan mukaan joko eLaskuksi tai SuoramaksuksiNiiden avulla kuluttajille voidaan toimittaa verkkolasku tai entistä suoraveloitusta vastaava suoramaksutoimeksianto esimerkiksi verkkopankkiin. Kuluttajien verkkolaskutus eroaa hieman yritysten ja yhteisöjen välisestä sekä julkisen sektorin laskutuksesta sisällöltään, eikä EN-standardi koske sitä.

Jos yrityksenne haluaa lähettää eLaskuja, teidän pitää ilmoittautua pankille eLaskujen ja/tai suoramaksujen lähettäjäksi. Tämän jälkeen kuluttaja voi ilmoittaa haluavansa laskunsa eLaskuna tai tehdä pankissa suoramaksuvaltuutuksen. Kuluttaja voi myös perua eLaskun vastaanoton. Kuluttajaverkkolaskujen lähettäminen voi vaatia muutoksia yrityksen käyttämään järjestelmään niin vastaanottoilmoitusten käsittelyn kuin aineiston muodostamisenkin osalta.

Uusi laki selkeyttää laskujen sisältövaatimuksia

Verkkolaskujen tietosisällöstä ei ole aiemmin säädetty laissa, joten se on ollut varsin kirjavaa ja automaattinen käsittely vastaanottaessa on ollut haasteellista. 1.4.2020 velvoittavaksi tuleva laki sähköisestä laskutuksesta tuo tähän muutoksen määrittelemällä muodon laissa mainitulle verkkolaskulle.

EU:n verkkolaskudirektiivi 2014/55/EU vuodelta 2014 velvoittaa julkisen sektorin vastaanottamaan laskut sähköisinä. Direktiivi määrittää myös, että laskujen sisällön pitää olla eurooppalaisen standardin EN 16931-1:2017 (EN) semanttisen tietosisällön mukaisia. Suomessa käytetyistä formaateista Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 -versiot sisältävät tuen EN:n mukaiselle tietosisällölle.

Eduskunnan hyväksymä laki hankinta- ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) panee käytäntöön yllä mainitun EU-direktiivin. Laki on ollut voimassa jo 1.4.2019, mutta se on koskenut vain valtion keskushallintoviranomaisia ja yhteishankintayksiköitä. Lain tarkoituksena on tehostaa yritysten ja julkishallinnon taloushallintoja.

Laki sähköisestä laskutuksesta määrittää, että 1.4.2020 alkaen julkisen sektorin hankintayksiköillä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta lain määrittelemässä sähköisen laskun muodossa.

Näin lain voimaantuloon voi valmistautua

Uuden lain voimaantulon myötä etenkin julkista sektoria laskuttavan elinkeinonharjoittajan, mutta myös muiden tulee varmistua kyvystään lähettää standardin mukaisia verkkolaskuja. Monet yritykset tulevat nimittäin käyttämään lain antamaa oikeuttaan saada laskut standardin mukaisina, sillä se helpottaa ostolaskujen automaattista käsittelyä.

Verkkolaskujen lähettämiseen tarvitaan ohjelmisto, joka osaa muodostaa verkkolaskuja. Näitä ohjelmistoja ovat usein yritysten ERP- tai taloushallinnonjärjestelmät. Lisäksi tarvitaan sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa, jolta myös saadaan lähetykseen ja vastaanottoon tarvittavat verkkolaskuosoitteet.

Standardin mukainen lasku helpottaa myös valtioiden rajojen yli tapahtuvan sähköisen laskutuksen käyttöönottoa, sillä siitä saadaan muodostettua helposti verkkolasku laajasti Euroopassa käytössä olevaan PEPPOL BIS -formaattiin. PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. Sen käyttöönotto vaatii, että käytettävä verkkolaskuoperaattori on liittynyt myös PEPPOL-verkkoon.

Laskujen lähetys onnistuu ilman PEPPOL-verkkoon rekisteröitymistä, kun taas vastaanottaminen vaatii rekisteröitymisen, jotta vastaanotettavat laskut osataan reitittää oikealle vastaanottajalle. Käyttöönotto ja rekisteröinti onnistuvat verkkolaskuoperaattorin tai muun yrityksen verkkolaskuista vastaavan tahon kautta. Verkkolaskujen sisältöön voi liittyä maakohtaisia lisätietoja tai sellaisia tietoja, jotka eivät ole pakollisia EN-standardissa. Lisäksi laskujen muodostukseen käytettävän ohjelmiston on tuettava PEPPOL-verkon verkkolaskuosoitteita.

Elinkeinoharjoittajan on syytä tarkistaa ohjelmistotoimittajaltaan, että pystyy lähettämään 1.4.2020 alkaen EN 16931-1:2017 (EN) semanttisen tietosisällön mukaisia verkkolaskuja. Valtiorajojen ylittävän verkkolaskutuksen ollessa ajankohtaista katse kohdistetaan ohjelmistotoimittajaan sekä käytettävään verkko-operaattoriin. Jos asiakkaasi (B2B tai B2G) ei ole ilmoittanut verkkolaskuosoitettaan, voit katsoa löytyykö sitä Verkkolaskuosoitteistosta. PEPPOL-verkon vastaanottajatietoja voit hakea PEPPOL Directory-sivusta.

Mikäli sinulla ei ole vielä ratkaisua yritysten väliseen verkkolaskutukseen, autamme mielellämme!