Robotiikka tuo tehoa laskujen käsittelyyn – ”Helpoin keino automatisointiin”

01.03.2018

Robotit ja tekoäly pienentävät taloushallinnon kustannuksia mutta se on vain yksi hyödyistä.

Robotiikka tuo taloushallintoon uudenlaista tehokkuutta. Sen avulla voidaan automatisoida ja tehostaa prosesseja, mikä parantaa niiden laatua ja vähentää virheitä.

Administer on hyödyntänyt ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä viime vuodesta lähtien. ”Taloushallinnossa suurin osa prosesseista on hyvin vakioituja. Huomisen lasku menee aivan samalla lailla kuin eilisen, summa vain vaihtuu. Pyrimme siihen, ettei ihmisen tarvitsisi käytännössä edes koskea ydinprosesseihin”, sanoo Administerin tietohallintojohtaja Aki Peiju.

Robotiikka toimii monessa paikkaa myös laadun varmistajana. Datan laatu paranee, kun asiat tapahtuvat säännönmukaisesti tietyllä tavalla. Keskeisiä robotiikan käyttökohteita ovat Administerilla ostolaskun käsittely ja ostoreskontra sekä laskutus ja myyntireskontra. Robotti voi esimerkiksi hoitaa automaattisesti laskun tiliöinnit ja automaattihyväksynnän. ”Kun tehdään tilaus ja ostolasku lähtee kiertoon, prosessi pystytään käytännössä siitä eteenpäin robotisoimaan ja automatisoimaan. Viimeisessä vaiheessa tulee myös tekoäly mukaan”, Peiju sanoo.

Hänen mukaansa tekoäly oppii, miten esimerkiksi tietyltä asiakkaalta tullut lasku on tehty ja toistaa oppimansa. Se tunnistaa sisään tulevista laskuista tiettyjä kenttiä ja laittaa niitä järjestelmässä eteenpäin havaintojensa perusteella. ”Kun ollaan tekemisissä rahan kanssa, aineistoa ja tapahtumia on paljon. Isoimmilla asiakkaillamme on kymmeniä tuhansia ostolaskuja kuukaudessa. Jos niistä on ennen jouduttu koskemaan vaikka kymmeneen prosenttiin ja saadaan se vähennettyä viiteen, tehostuminen on huima”, Peiju kertoo.

Rutiinit roboteille

Kustannustehokkuus paranee, kun robotiikka hoitaa ihmisten käsin tekemiä, rutiininomaisia tehtäviä.

”Olemme alkaneet hyödyntää robotiikkaa tietyissä tehtävissä, jotka tehdään päivittäin ja kaikille asiakasyrityksillemme. Niissä se on nähty hyväksi, jotta jokaiselle yritykselle ei tarvitse tehdä asioita erikseen manuaalisesti”, kertoo Administerin palvelukeskuksen johtaja Anu Kuusinen. Hyötynä on, että ihmisillä on enemmän aikaa käyttää asiantuntemustaan asiakkaan hyväksi.

”Isossa kuvassa meidän kaltaisessa palveluyrityksessä voidaan saada aikaan uusia asiantuntijapalveluja, kun ihmisten älykkyyttä päästään hyödyntämään aivan eri tavalla”, Kuusinen sanoo.

Helpoin keino

Suurin osa taloushallinnon prosesseista on hyvin vakioitua. Niinpä robotiikkaa voidaan hyödyntää prosessien eri vaiheissa. Aki Peijun mukaan Administer käyttää sitä erityisesti prosessin alussa, jossa tietoa syntyy ja jolloin tiedon analysointi on loogisinta.

Kuusinen huomauttaa, että prosessien automatisointi erillisellä robotiikalla on paljon nopeampaa ja edullisempaa kuin taloushallinnon perusjärjestelmien räätälöinti tai kehitystyö. ”Siinä mielessä tämä on se suunta, johon automaatiota viedään. Toisekseen emme ole koodanneet kaikkia asiakkaidemme järjestelmiä itse. Kun käytetään kolmansien osapuolten järjestelmiä, robotiikka on helpoin keino automatisointiin.”

Robotiikka on vain yksi ratkaisu

Kun Administer alkoi suunnitella automatisointia, se kävi nykyiset prosessinsa läpi. Yrityksessä tarkasteltiin, millaisin keinoin toimintaa voidaan tehostaa, ja miten ihmisten aikaa voidaan käyttää rutiineja hyödyllisempiin tehtäviin. Peijun mukaan jo tällainen auditointi itsessään on yritykselle arvokasta. ”Auditointiin ei yleensä ole aikaa. Kun tulee uutta, se pistää aina ajattelemaan, miten asioita tehdään.”

Peiju korostaa, että robotiikka on vain yksi ratkaisuvaihtoehto, eikä välttämättä aina paras. Administerissa puhdasta robotiikkaa on hyödynnetty vain noin neljäsosassa niistä paikoista, joissa havaittiin tehostamisen varaa. Muut kolme neljäsosaa on ratkaistu muilla tavoin, esimerkiksi muulla teknologialla tai muuttamalla prosesseja. Robotiikka on nähtävä osana yrityksen sovellus- ja teknologiakehitystä. Sitä täytyy ylläpitää ja kehittää niin kuin järjestelmiä muutenkin.

”Robotiikan hyödyntäminen ei ole ilmaista, eikä se ratkaise hölmöjä ongelmia. Kuitenkin kun sen tekee hyvin, se on iso mahdollisuus”, Peiju sanoo.