En budget sätter mål och ger riktning

09.10.2019

Om ditt företag inte har en budget kör du i blindo.

Att skapa en budget kanske låter som mycket arbete, men det är värt ansträngningen. En balanserad budget definierar målen för företaget och sätter ramen för att nå dem. Samtidigt hjälper det ledningen att fokusera beslutsfattandet.

”Om det inte finns någon budget på plats tar ledningen avsevärda risker. När du skapar en budget och kontinuerligt följer upp den, finns det mindre utrymme för gissningar, säger Jesper Rönnholm, Controller på Administer.

Enligt Jesper bör finansiella mål baseras på realistiska antaganden om företagets utsikter.

Budgeten är ett verktyg för att bedöma om företaget har tillräckliga tillgångar under viss period. Med andra ord är budgetering liktydigt med en plan för vad företaget vill uppnå och de resurser eller investeringar som krävs för att uppnå den planen.

”Du bör börja med den övergripande bilden och se till att alla delar samma bedömning avseende strategi, nuvarande affärssituation och alla faktorer som påverkar den,” fortsätter Jesper.

 

Be om hjälp från en affärspartner

Även mindre företag saknar ibland synlighet för alla faktorer som måste beaktas vid budgeteringen. Det är här en professionell affärspartner kan gå in – agera som en sparringspartner eller hjälpa till att definiera budgeten och dess omfång från början till slut.

”Bland annat kan en leverantör av bokföringstjänster se till att kostnaden för en check-kredit eller factoring samt investeringar beaktas och att budgeten på ett realistiskt sätt återspeglar företagets korta och långsiktiga mål.”

Företagets storlek och omfattningen av dess verksamhet är helt avgörande för budgeteringen. Start-ups, till exempel, arbetar på en snabbare cykel, och bör därför planera och övervaka deras verksamhet omfattande varje månad och kvartalsvis. Men ett väletablerat företag kan vara nöjd med en mindre frekvent och detaljerad budget.

Kom ihåg att följa upp utfall regelbundet

Det finns en mängd olika ekonomisystem med budgetfunktioner tillgängliga. Men små företag kan enkelt hantera en budget med bara ett par excel blad.

Molnbaserad ekonomisk förvaltning förenklar budgetförberedelserna och underlättar uppföljningen. Just uppföljning är en kritisk del av hela processen: de faktiska siffrorna måste jämföras med de budgeterade siffrorna med jämna mellanrum. Enligt Jesper är en rimlig övervakningsperiod vanligtvis en månad.

”På så sätt håller du kontakten med de faktiska siffrorna och prognoserna. Eventuella avvikelser måste analyseras noggrant. När det är nödvändigt måste åtgärder vidtas för att åtgärda eller förbättra situationen för att företaget ska nå sitt definierade mål. ”

Jesper påpekar att budgetering inte bara är en sifferövning som sker en gång om året.

”Det räcker inte bara att skriva in siffrorna – du måste förstå vad som ligger bakom dem och vad som påverkar. En budget bör ge dig en realistisk bild av vart företaget är på väg och vart du vill att det ska gå. ”

 

Viktiga punkter att tänka på

  •  Riktning. Med upprättandet av en budget visar ledningen företagets långsiktiga mål och den riktning som företaget vill gå mot. Budgeten lägger grunden för att nå företags ambitioner på mellanlång sikt.
  • Nyckelpersoner. Inkludera nyckelpersoner och upprätthåll en öppen budgeteringsprocess. Personer som är ansvariga för affärsverksamheten måste vara involverade och de måste ständigt vara medvetna om företaget är på rätt väg, om antagandena om affärsutveckling och driftsmiljö är korrekta och om de KPI:er som övervakas är lämpliga.
  • Uppföljning. Fortsätt övervaka nyckeltal som används i budgeten, till exempel kronor, timmar, arbetstid, debiteringsgrad, antal leads mfl.
  • Varför och för vem? Kom ihåg att budgeten är ditt verktyg för att hantera ditt företag. Den är inte avsedd för finansavdelningen, även om en controller också har stor användning för den.