Ofta ställda frågor – GDPR

Mer information om dataskyddet finns här: Dataskydd och registerbeskrivning

Hur kan jag skicka uppgifter, filer och bilagor på ett datasäkert sätt?

Den dagliga kommunikationen kan även i fortsättningen skötas med telefon och vanlig e-post.

Alla dokument och känsliga ärenden ska dock i första hand förmedlas och behandlas via eFina. Om du ännu inte har eFina-koder, ta kontakt med vår servicecentral, https://support.administer.fi, så skapar vi koder åt dig.

Alternativt kan vi skicka uppgifter per e-post som krypterade filer. Vi kan också använda kundens säkra e-post, men i detta fall ska du observera att vi kan svara på meddelanden som kunden skickat, men inte själva skicka egna meddelanden till kunden.

Räkningar kan fortsättningsvis skickas till adressen laskut@administer.fi.

Vi håller på att utveckla kommunikationssätt som som erbjuder större användarvänlighet och säkerhet. Vi informerar våra kunder om detta senare.

Kan jag skicka information på så sätt att hänvisningar till personer görs med eFina/Emce-nummer?

Ja. eFina/Emce-nummer är kända endast av personer som behöver använda dessa uppgifter. Numret fungerar således som en sådan anonymiserare som avses i dataskyddsförordningen.

Varför kan jag inte längre skicka eller ta emot löneuppgifter med normal e-post?

EU:s dataskyddsförordning kräver att den personuppgiftsansvariga (dvs. kunden) och personuppgiftsbiträdet (dvs. Administer) behandlar personuppgifter på ett datasäkert sätt.

Okrypterad e-post betraktas inte som ett tillräckligt datasäkert sätt att flytta känsliga uppgifter eftersom den inte förhindrar intrångsförsök av obehöriga personer tillräckligt väl eller att en obehörig person av misstag kommer åt uppgifterna. Därför har vi på Administer infört en dokumentfunktion i eFina. Med den här funktionen är det möjligt att flytta känsliga uppgifter med större datasäkerhet än med vanlig e-post.

I dataskyddsförordningen ingår också principen om riskbasering, som innebär att säkerhetsåtgärder ska ställas i proportion till de risker som de uppgifter som ska förmedlas förknippas med. När stora mängder information behandlas professionellt och regelbundet är risken mycket högre än till exempel vid sporadisk kommunikation mellan två privatpersoner. Därför ska revisorsbyråer som beräknar löner åt kunder iaktta större försiktighet när de flyttar uppgifter.

I dataskyddsförordningen ingår också principen om riskbasering, som innebär att säkerhetsåtgärder ska ställas i proportion till de risker som de uppgifter som ska förmedlas förknippas med. När stora mängder information behandlas professionellt och regelbundet är risken mycket högre än till exempel vid sporadisk kommunikation mellan två privatpersoner. Därför ska revisorsbyråer som beräknar löner åt kunder iaktta större försiktighet när de flyttar uppgifter.

Jag har tillstånd av mina anställda att använda mindre säkra kanaler. Dataskyddsförordningen ger alla rätt att själva besluta om sina uppgifter, vilket betyder att jag kan använda vanlig e-post för att skicka och ta emot deras uppgifter eftersom jag har mina anställdas tillstånd att göra det. Vilken inverkan har detta?

Principen i dataskyddsförordningen är att var och en får själv bestämma vilka uppgifter som samlas in om dem och för vilka syften.

En annan princip i dataskyddsförordningen är att all behandling av personuppgifter ska vara trygg och att avsiktlig eller oavsiktlig förlust och ändring av uppgifter ska förhindras. Syftet är att skydda privatpersoner, delvis också för dem själva.

Självbestämmanderätten gäller endast vilka uppgifter som samlas in. Bestämmelserna om personens samtycke gäller endast insamling av uppgifter. Det är inte möjligt att kringgå dataskyddsbestämmelserna med personens samtycke.

Vi påminner att kunden i sista hand är ansvarig för personuppgifternas dataskydd i relation till myndigheterna och de registrerade.

Vad ska jag göra på grund av dataskyddsklausulen?

De åtgärder som ska vidtas för kundens dataskydd beror i hög grad på kundföretaget, branschen och på dataskyddets och de övriga omständigheternas status i kundföretaget. Administer erbjuder konsulthjälp i dessa frågor. För mer information, skicka e-post till adressen tietosuoja@administer.fi.

Jag vill veta vilka personuppgifter ni samlar in om mig och hur ni använder dem.

De uppgifter som vi samlar in om varje kund beskrivs i detalj i bilagan Avtal om behandling av personuppgifter mellan kunden och Administer (Punkten om beskrivningen av behandlingsåtgärderna).

Om du är löntagare och din arbetsgivare har lagt ut utbetalningen av lönerna till Administer är det din arbetsgivare som ansvarar för behandlingen av dina uppgifter. Med dataskyddstermer är din arbetsgivare personuppgiftsansvarig, medan Administer är personuppgiftsbiträde. Den som ansvarar för dataskyddet hos din arbetsgivare kan besvara dina frågor och tar vid behov kontakt med Administer för att få mer information.

Du kan ta kontakt med adressen tietosuoja@administer.fi i alla uppgifter som gäller dataskydd.

Jag vill ändra eller ta bort uppgifter som ni har om mig.

Alla begäran som gäller personuppgifter ska skickas till adressen tietosuoja@administer.fi. För att vi ska kunna säkerställa att uppgifterna behandlas på ett säkert sätt ska en sådan begäran alltid skickas via en kontaktperson som kunden meddelat på förhand.

Om du är löntagare och din arbetsgivare har lagt ut utbetalningen av lönerna till Administer är det din arbetsgivare som ansvarar för behandlingen av dina uppgifter. Med dataskyddstermer är din arbetsgivare personuppgiftsansvarig, medan Administer är personuppgiftsbiträde. Den som ansvarar för dataskyddet hos din arbetsgivare kan besvara din begäran och tar vid behov kontakt med Administer för mer information.

Varför får jag nyhetsbrev av Administer? Hur kan jag avbeställa nyhetsbreven?

De nyhetsbrev som skickas via eFina innehåller viktig information om ändringar och aktuella ärenden som gäller eFina och kundrelationerna. När en användare skapas i eFina är det dock möjligt att ta bort detta val.

Du kan avbeställa nyhetsbreven här: https://beta.administer.fi/efina/Zhj92zk9dg

Hur sköter Administer om dataskyddet?

Dataskyddsombud

Administers dataskyddsombud övervakar och säkerställer att kraven i EU:s dataskyddsförordning uppfylls i företagets verksamhet. Administers dataskyddsarbetsgrupp ansvarar för den praktiska planeringen och genomförandet av dataskyddsärendena i företaget.

Dataskyddsarbetsgruppens kontaktinformation: tietosuoja@administer.fi.