Menetettyä työaikaa ei saa takaisin – panosta siis nopeisiin ohjelmistoihin

Muutaman sekunnin odottelu ohjelmiston äärellä hukkaa työaikaa hämmästyttävän nopeasti. Hidas ohjelmisto voi syödä 250 henkilön yritykseltä jopa 7 päivän edestä tehokasta työaikaa vain yhden työpäivän aikana. Alamme aikasyöpöt ohjelmistot kuuluvat menneisyyteen.

Kirjanpito, kuten valtaosa muustakin tietotyöstä, tapahtuu nykyisin täysin digitaalisessa ympäristössä. Vaikka ohjelmistot ovat tärkeimpiä työkalujamme, riivaa alamme ohjelmistoja edelleen hitaus.

Luonteeltaan kirjanpito vaatii valtavien tietomäärien koostamista ja hallinnointia. Käytännössä kirjanpidon yhteenvedot ja raportit rakentuvat lukemattomista pienistä tapahtumista, ja yksi raportti voi sisältää niitä jopa satoja tuhansia. Kankean ja hitaan ohjelman kanssa työskentely tekee raporttien koostamisesta raskasta ja kallista. Raporttien vaatimien tapahtumien hakeminen tietokannasta onkin tyypillisin hitausmomentti kirjanpitäjän työssä.

Mieti, mihin käytät aikaasi

Jatketaanpa hieman alun laskutoimitusta menetetystä työajasta. Mainittu 7 henkilötyöpäivän hukkaan valunut työaika ei nimittäin ole syntynyt ohjelmistojen totaalisesta jäätymisestä, vaan sen aiheuttaa jo 6 sekunnin sivulatauksen tai muun toiminnon odottelu yhtä työminuuttia kohden.

Laskelmamme mukaan jokainen työntekijä 250 henkilön yrityksessä päätyy päivän aikana käyttämään yhteensä 20 minuuttia silkkaan ruudun tuijotteluun. Ilman sen kummempia matemaattisia kaavoja on selvää, että tästä koituu yritykselle turhia kuluja.

Nopean hakutoiminnon sisältävä, sujuvakäyttöinen kirjanpidon ohjelmisto säästää päiväkausia työaikaa ja lisää työtyytyväisyyttä tuntuvasti. Uuteen ohjelmistoon investointi voi tuntua suurelta kululta, mutta todellisuudessa se maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Pysyttele ohjelmistojen kehityskulussa mukana

Tehokkaat laitteet eivät yksinään tee onnelliseksi. Hyödynnämme työssämme yhä enemmän SaaS-tyyppisiä palveluja, joten niiden laatua on syytä punnita tarkkaan. Kannattaakin miettiä, saatko paremmat tehot irti investoimalla uusien työasemien sijaan uuteen ohjelmistoon.

Me Administerilla olemme laittaneet isosti paukkuja asiakkaidemme arjen parantamiseen, ja kehitimme eFina-järjestelmäämme entistäkin nopeammaksi ja käyttäjäystävällisemmäksi. Modernin tietokantaratkaisun ansiosta tiedonhaku nopeutui kymmenenkertaisesti – saat koottua raportteja ja yhteenvetoja varten tarvittavan tiedon käden käänteessä.

Meidän mielestämme alamme tulevaisuus on entistäkin nopeampi ja ketterämpi. Otamme mielellämme vastaan kehitysideoita, jotta voimme palvella asiakkaitamme yhä paremmin. Älä siis epäröi ottaa yhteyttä, mikäli haluat keskustella kanssamme kirjanpidon tulevaisuuden ratkaisuista.

Peter Aho
Toimitusjohtaja