Blogi
Talousjohtopalveluiden ostajat haluavat mielenrauhaa
Mainos- ja designtoimisto 358:n ja Administerin pitkä ja hedelmällinen yhteistyö on jatkunut jo yli 10 vuotta. Kun 358 päätti vuonna 2019 ulkoistaa taloushallintonsa lisäksi myös johdon apulaskelmat, liittyi remmiin Business Controller Ulla Soikkeli Administerin talousjohtotiimistä. Tässä blogitekstissä Ulla kertoo, miltä yhteistyö 358:n kanssa näyttää, ja miksi hänestä talousjohtajan ja psykologin rooleissa on paljon samankaltaisuuksia.
Kun Ulla aloitti 358:n ulkoistettuna talouspäällikkönä, oli Administerilla jo vahva tietämys ja asiantuntemus mainos- ja designtoimiston liiketoiminnan rakenteesta. Yhteistyön alku oli silti vauhdikas, sillä firman kaksi johtohenkilöä olivat juuri vaihtuneet.
”Minun piti astua nopeasti puikkoihin, ottaa järjestelmät ja prosessit haltuun ja katsoa, että kaikki toimii. Ensimmäisenä vuonna tavoitteenamme oli vain pitää talous ennallaan”, Ulla kertoo.
Täsmäapua talouskysymyksiin
Sittemmin yhteistyö on syventynyt ja jalostunut. Se pitää sisällään tarkkaa seurantaa, raportteja, ennustamista sekä tiedon muokkaamista tiettyyn muotoon. Ja ennen kaikkea herkkää kuuntelua.
”Talousjohtopalvelu on suurimmaksi osaksi ongelmien kuuntelua ja perspektiivin hakemista. Tarjoamme täsmäapua kysymyksiin, kuten: Mitä yrityksesi pitäisi luvuillaan tehdä? Mitä tehdä, kun kriisi iskee? Missä saatetaan kompastua ja kuinka väistää vaara? Vähän kuin menisi psykologille etsimään ratkaisuja mieltä askarruttaviin kysymyksiin – me vain ratkomme talouskysymyksiä”, Ulla nauraa. ”Ennen kaikkea meille maksetaan mielenrauhasta: me tarkistamme, seuraamme, valvomme, ohjaamme ja paimennamme, jotta asiakkaan ei tarvitse näitä asioita tehdä.”
Miltä kassa tänään näyttää?
Erinomaiselta, elpyvältä, hälyttävältä, välttävältä, toiveikkaalta.
Joka maanantaiaamu Ulla lähettää toimitusjohtajalle raportin, jossa kuvailee kassan tilannetta. Samalla hän ennustaa tulevan viikon myyntisaamiset ja kulut.
Tämän lisäksi talouspäällikkö ja toimitusjohtaja istuvat säännöllisesti alas pyörittelemään lukuja. Silloin mietitään eri skenaarioita ja lasketaan milloin mitäkin kuluja. Jos näyttää siltä, että kassa alkaa heilua, on aika ryhtyä toimiin.
”Tehtäväni on varoitella vaaranpaikoista ja etsiä piilokuluja, jotka syövät kassaa. Samalla varmistan, että kaikki saavat saatavansa”, Ulla summaa.
Yksi titteli, monta hattua
Toimitusjohtajan aisaparina toimimisen lisäksi Ulla pitää käsissään monia muitakin lankoja.
”Talouspäällikkönä olen eräänlainen portinvartija, joka tarkistaa, kenelle laskut menevät, onko joku laskuttanut liikaa tai kenties jättänyt laskuttamatta. Kulupaimenen lailla ohjaan laskuja oikeille kuukausille, oikeisiin kirjauskohteisiin”, Ulla listaa. ”Projektijohtajille taas olen hyödyllinen työkalu tulevan ennustamiseen ja suunnitteluun, sillä minulla on tieto siitä, miten asiat ovat aiemmin menneet.”
Lisäksi Ulla on säännöllisesti yhteydessä verottajan, tilintarkastajan ja kirjapitäjän kanssa. ”Joidenkin mielestä niiden pakollisten pahojen!” Ulla nauraa. ”Mutta minä hoidan yhteydenpidon mielelläni, sillä tykkään jutella heidän kanssaan. Verottaja erityisesti on uskomattoman hyvä ja helposti lähestyttävä tietolähde”, hän jatkaa.
Ullan pitää siitä, että ulkoisen talouspäällikön rooli on joustava, eikä sille ole asetettu turhan ahtaita raameja. ”Yhtenä päivänä saatan neuvotella pankin kanssa, toisena perehdyttää uusia työntekijöitä eri järjestelmiin ja kolmantena kuunnella asiakkaan huolia. Rooli mukautuu tarpeen ja tekijänsä mukaan”, hän sanoo.
Kasvun kumppani
Seuranta ja ennustaminen. Siinä Ullan lääke yrityskasvuun kapanevien katteiden maailmassa. ”Jotta 358 voi kasvaa, täytyy heidän tietää, paljonko heidän kulunsa ovat. Ja sitten on vain myytävä enemmän”, Ulla kiteyttää.
Mistä tämä tieto sitten ammennetaan? Tutkimalla tarkasti viikkoennustetta, kuukausiennustetta, estimaattia ja budjettia, Ulla listaa.
”Voidakseen suunnitella tulevaa, on yrityksen tiedettävä, paljonko sillä on rahaa kädessään viikon, kolmen tai vaikka kuukauden päästä, ja mistä rahat oikein tulevat. Toimitusjohtaja antaa valistuneimman näkemyksensä siitä, miten asiakkaat käyttäytyvät. Minä taas lasken, miten yksittäisten projektien käy: mitkä niiden kulut ovat, miten tuotto tehdään? Annan sapluunan sille, mitä pitää ottaa huomioon, jotta kasvu on mahdollista”, Ulla muotoilee. ”Käytän taloushallinnon instrumentteja yrityksen oikeiden nuottien soittamiseen.”
Haluatko sukeltaa syvemmälle tilitoimiston rooliin kasvun ja talouden ohjauksen tukena? Administerin Ulla Soikkeli ja 358:n toimitusjohtaja Jani Leppänen jatkavat keskustelua Kavukumppanit-webinaarisarjamme toisessa osassa. Asialistalla on muun muassa kuinka brändi vaikuttaa hinnoitteluun ja miten maksuaika toimii mittarina asiakassuhteissa. Ulla hahmottelee myös kolme askelta kohti yrityskasvua.
Katso Tilitoimisto kasvun ja talouden ohjauksen tukena -webinaari >>