Lomakausi alkaa – kuusi vinkkiä kesään

01.06.2017

Yrityksissä on muistettava huolehtia siitä, kuka vastaa erinäisistä asioista muiden lomaillessa.

Kesäkauden alkaessa yritysten oma väki alkaa jäädä lomille ja kymmenet tuhannet kesätyöntekijät ja -harjoittelijat aloittavat työnsä. Onhan yrityksessäsi varmistettu, että työt ja talouspuoli rullaavat myös lomien aikaan?

1. Laskut, maksuliikenne ja palkat

Loma-aikoja varten on mietittävä, mitä tehtäviä on delegoitava ja kuka toimii kenenkin sijaisena. Kuka esimerkiksi hyväksyy ostolaskut ja palkat? Varmista, että kaikki kriittiset tehtävät ovat jonkun töissä olevan henkilön vastuulla läpi kesän.

– On aika tyypillistä, että kesäkaudella laskuja katoilee ja jää maksamatta. Pahimmillaan niitä menee jopa perintään. On tärkeää huolehtia siitä, että ostoreskontra ja maksuliikenne toimivat myös lomien aikaan, sanoo Administer Oy:n CFO-palveluista vastaava johtaja Juha Sihvonen.

Hän suosittelee tarkkailemaan kesän aikana myös yrityksen myyntisaatavia, jotta lomalta palaavia ei odota luottotappioriski tai tyhjä pankkitili.

Administerin henkilöstöpäällikkö Pirjo Mäkelä kehottaa pitämään huolta siitä, että esimerkiksi palkkatiedot ilmoitetaan ajoissa palkkahallintoon.

– Kannattaa varmistaa, että myös lomarahat menevät oikein ja ajallaan maksuun.

2. Tunne kulujen käyttäytyminen

Työntekijöille kertyy palkallista lomaoikeutta, joka puolestaan kertyy lomapalkkavelaksi yhtiön taseeseen.

– Palkkakulut ovat usein yrityksen suurin menoerä. Se, miten lomapalkkaa käsitellään kirjanpidossa, heiluttaa yrityksen kirjanpidollista tulosta kyseisinä kuukausina, Sihvonen sanoo.

Lomapalkkavarauksia tehdään kirjanpidossa sitä mukaa kun lomia ansaitaan. Sihvosen mukaan niitä pitäisi käytännössä myös purkaa sitä mukaa kun lomia pidetään.

– Aika tyypillistä on, että lomapalkkavaraus puretaan esimerkiksi vuosilomien osalta heinäkuulle, jos yrityksen henkilökunta on keskimäärin eniten lomalla silloin.

Kulujen mahdollisimman oikea-aikainen jaksottaminen on tärkeää yrityksen talouden seurannan kannalta.

3. Lomarahat vapaiksi?

– Lomarahojen vaihtaminen vapaaksi on hyvin suosittu ja aika laajastikin hyödynnetty säästökeino, Juha Sihvonen muistuttaa.

Se on hänen mielestään hyvä vaihtoehto yrityksessä, jossa on hiljaista kesällä. Moni työntekijä hyödyntää mielellään mahdollisuutta lomailla pidempään.

Lomarahojen vaihtamisesta vapaaksi on aina sovittava työntekijöiden kanssa.

4. Huolehdi kesätyöntekijöistä

Kesätyöntekijöiden kanssa kannattaa tehdä aina kirjallinen sopimus. Se takaa, ettei sopimuksen ehdoista ole tulkintaeroja.

Työnantajalla on velvollisuus perehdyttää työntekijä. Pirjo Mäkelän mukaan on syytä varmistaa, että yrityksessä on koko kesän ajan paikalla joku, jonka puoleen kesätyöntekijät voivat kääntyä työhön liittyvissä asioissa.

5. Viestintä

Mieti, miten yrityksen asiakastiedotus hoidetaan lomilla. Pidetäänkö siinä taukoa vai harvennetaanko viestintää?

Kannattaa myös sopia sähköpostin poissaoloviestin sisällöstä: riittääkö lupaus palata asiaan loman jälkeen vai pitääkö viestissä kertoa, kenen puoleen kiireellisissä asioissa voi kääntyä?

6. Nauti lomasta

Työnantajan on sovittava tai määrättävä työntekijöiden loma-ajankohdat. Loman pitämisellä on positiivinen vaikutus psyykkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin.

– Palautumisen ja työhyvinvoinnin kannalta on erittäin tärkeää pitää lomaa ja irrottautua töistä. Myös yrittäjän aivojen on päästävä välillä lomalle, Mäkelä muistuttaa.